mandag, juni 24, 2024

Halsen Ungdomskorps´ digitale notearkiv – administrasjon

Bruk av Halsen Ungdomskorps´ digitale notearkiv – for administratorer

Dette er en kort beskrivelse av hvordan HUK´s digitale notearkiv skal brukes. Arkivet skal dekke følgende funksjoner:

  • arkiv for alle noter i aktiv bruk i HUK definert som Notearkiv
  • arkiv for de noter som er utdelt til medlemmene i inneværende sesong definert som korpsets Repertoar
  • arkivet skal bygges gradvis opp på bakgrunn av det repertoaret som gjelder. Med denne metode og tankesett vil de noter som faktisk er i bruk i eksisterende arkiv bli digitalisert over tid.
    • alle nye notesett som innkjøpes skal digitaliseres umiddelbart 
  • skal være en basis for noteforvalter og dirigents distribusjon av noter
    • utskrift av papirversjoner
    • distribusjon til bruk for digital notevisning på nettbrett mm.
    • organisering av det til enhver tids gjeldende repertoar

Teknisk implementasjon

HUK´s notearkiv er implementert i Google’s nettsky – Google Drive – og kan som sådan lagre et ubegrenset antall noter. I dag er det tilgjengelig 15Gb lagringsplass (dette er gratis) som jeg antar burde holde til minimum 1000 notesett. Er det behov for mer kan dette enkelt utvides til en lav kost (150NOK/år gir oss ca. 6000 notesett).

Til Google Drive er det knyttet en mailadresse for administrasjon – xxxxx@gmail.com – som noteforvalter, dirigent og systemadministrator vil ha tilgang til. 

Det er videre installert en 4G bredbåndsruter i arkivrommet på Musikkhuset. Denne er tilkoblet til Canon skriveren på samme sted. Dvs. det er minimalt med utstyr på Musikkhuset slik at notearkivet ikke fysisk kan ødelegges (ved brann, hærverk, brann mm). I tillegg er det ikke noe vedlikehold uten det som er på dagens skriver. Backup utføres av Google ved at arkivet er plassert på Google Drive. 

Arkivering og digitalisering

Dette fungerer slik når noter skal digitaliseres:

  • En deler notesettet i to deler – direksjonstemme og de andre instrumentstemmene
    • det skal bare være et eksemplar av hver enkeltstemmer
    • Det må være en stemmeside pr. arkside; dvs. to sider til en stemme må deles på to adskilte sider (et A3 ark i kopimaskinen vil gi to sider ved siden av hverandre innskannet og det bør ikke forekomme da det blir mye ekstraarbeid for å splitte disse i etterkant). Men er det mye arbeid kan man foreta splittingen i enkeltsider i redigeringsprogrammer som er tilgjengelig.
    • En bør heller ikke kopiere to marsjstemmer på en av A4 side for å spare papir. Det gir samme utfordring som punktet over.
    • Noter skannes med 300dpi, mens partitur/direksjon skannes med 400/600dpi (viktig da disse notene er mye mindre og trenger høy oppløsning). Dette er viktig.
  • så legger en hver del i skriveren og velger “Skann til” funksjonen og velger mottaker “Skann Til PC”. Da sendes/lagres filen på et filområde på PC på Musikkhuset. Dette filområdet er også delt på Google Drive slik at det kan nåes hvor som helst til de som har tilgang til HUK’s Google Drive som mappen “SkannFraPrinter”.
  • alle notesett skannes på samme måte. Skulle skanningen feile er det bare å fortsette med å sende på nytt, men sørg bare for at enkeltstemmer er i en og samme fil.
  • da vil alle noter ligge som pdf filer i mappen “SkannFraPrinter” som kan sjekkes på PC på Musikkhuset. Mappen “SkannFraPrinter” er stjernemerket og kan enkelt nås.
  • pt. er det slik at systemadministrator manuelt må kjøre en prosess på pdf filen for å splitte disse i enkelt filer for hver stemme. Dette må gjøres på et eksternt program på en personlig PC inntil videre. Se under avsnitt Redigeringsprogrammer nedenfor.
  • Partitur original skal minimum arkiveres inntil en kan digitalisere dette med god nok oppløsning. Dvs. helst 600dpi, minimum 400dpi.

Organisering av Notearkiv og Repertoar

Notearkivet er organisert som følger

Mappestrukturen (samme for Notearkiv og Repertoar) sees til venstre og foreslåes å være så enkel som her, dvs.:

  • Jul – for julenoter
  • Konsert – konsertnoter for alle andre noter som verken er julenoter eller marsjer for marsjering
  • Marsjering – marsjnoter til bruk under marsjering

Et notesett lagres med en egen mappe hvor navnet er navnet på nummeret og i den er det lagret enkeltfiler for:

  • direksjonsstemme (partitur)
  • hvert enkelt instruments stemme navngitt som eksempelet over

Når det skal opprettes et repertoar flyttes hele “Nummermappen” til en av de tilsvarende Repertoar mappene. Tilsvarende når repertoaret avsluttes flyttes mappen tilbake til Notearkiv mappen.

Noteforvalter, dirigent og systemadministrator har alle rettigheter til alle operasjoner på filer og mapper. De andre medlemmene vil kun gis tilgang til å se på notene i Repertoar mappene.

Husk å sjekk at flyttingen fungerte ved at de kommer tilbake i Notearkiv og ikke havner i søppelboksen av en eller annen grunn. 

Navnekonvensjon for pdf filer

For at notesett, nummer og stemmer skal være søkbare må følgende navnekonvensjon benyttes:

  • Det skal opprettes en mappe pr. nummer hvor navnet på mappen er lik navnet på stykket
  • I hver mappe skal enkeltfiler lagres slik:
    • fullt notesett til bruk for samlet utskrift slik: “Navn på nummer.pdf”
    • en fil for direksjon slik: “Navn på nummer_Partitur.pdf”
    • en fil for hver stemme slik: “Navn på nummer_Tenor Saxopone.pdf”, “Navn på nummer_Alto Saxophone 1.pdf” osv.

Redigeringsprogrammer

Til å lage oppsettet som er beskrevet for Organisering av Notearkiv og Repertoar så kan følgende programmer benyttes. 

  • Sejda.com kan benyttes for å splitte i enkeltsider der hvor man har skannet A3 sider som må splittes til 2 A4 sider. Sejda.com er en gratis online tjeneste.
  • Qoppa Software PDF Studio er et program vi bruker for å splitte i enkeltfiler etter skanning. HUK har en lisen for dette – programmet må installeres lokalt på PC/Mac.
  • I korte trekk er bruken slik:
    • Skann noter til fil eller filer
    • Hent de skannede filene til et nummer til en mappe som du skal arbeid med (se neste linje)
    • Lage en mappe på din PC med navnet på nummeret f.eks. “The Lion King” 
    • Lag en fil med alle stemmene i som skal hete “The Lion King.pdf”
    • Denne filen må nå redigeres slik at hver enkeltstemme har et bokmerke der hvor hver stemme begynner (se navnekonvensjon over)
      • Bruke “Create bookmark for all pages”
      • Rediger og gi de «Bookmarks» som er på starten av stemme stemmens navn (f.eks. “Tenorsax”) og legg til nøkkel og stemme f.eks. “Tenor Sax Bb 1” fra det navnet den har før redigering som “Page 1” osv.
      • De “Bookmarks” som heter “Page ???” som er igjen, slettes så. Slik:
  • Deretter brukes funksjonen “Split” i PDF Studio. Der skal man benytte “Split Custom” etter “Bookmark level 1” og lagre på “Source Destination” og med “Current Bookmark” slik:
  • Da har mappen ha fått disse filene:
  • Da kan man bruke funksjonen “Mappeopplasting” i Google Drive og jobben er gjort.
  • Etterhvert vil filer foreligge digitalt (forhåpentligvis) med “Bookmarks” laget. Da er det bare det siste steget over som trengs å gjøres.  

Noen gang må man etter skanning splitte en enkelt side som inneholder to enkelt stemmer pr. side eller to sider pr. skannet side. Disse må splittes til enkeltsider før man går igang med Qoppa. Det gjøres slik:

Ang. splitting av sider i flere deler

Da bruker du gratis tjenesten https://www.sejda.com/split-pdf

  1. velg funksjonen ”Split in half” 
  2. velg «upload file» med den filen du har skannet
  3. da får du dette resultatet (med split horisontal). Du kan bruke split vertikal om du har en A3 side skannet hvor det er to sider pr ark.
  1. klikk på «Split» nederst – det gir
  1. Så er det bare å laste ned filen og bruke den filen videre i Qoppa. 

Distribusjon

Styreportalen benyttes til å informere om nye noter som er lagt ut. 

Det er opptil hvert medlem å skrive ut egen stemme eller laste ned på eget nettbrett.

I tillegg kan Noteforvalter skrive ut hele notesett hvor som helst det er en skriver, inkludert en PC tilkoblet trådløst nettverk på Musikkhuset og skriveren der.  Det kreves kun en nettleser på en slik PC/nettbrett og tilgang til skriver. 

Til de som bruker nettbrett så kan de hente sin stemme selv rett ned på sitt nettbrett hvor som helst fra det tidspunktet tilgang gis av systemadministrator.

Styreportalen brukes slik:

  1. Åpne https://www.styreportalen.no/
  2. Logg på Med din innlogging for HUK
  3. Da ser det slik ut:
  1. Åpne “Meldingssenter” og bruk  “Nytt innlegg”
  2. Skriv tittel og tekst slik:
  1. Velg mottaker ved å krysse av slik:
  1. Velg avsender og trykk “Send” 

Da er en i mål!

Dette bør erfaringsmessig gjøres senest onsdag før ca. kl 16 slik at medlemmene har ca. 24 timer på å få dette gjort (så lenge som såvidt mange har dette på papir).

Annet

For lesing av disse notene på nettbrett anbefales “Forscore” eller “Piascore” på Ipad (for utskrift på Musikkhuset må Canon Mobile Printing installeres også). For Android enheter finnes også alternativer, f.eks. “MobileSheets” som har tilsvarende funksjonalitet som  “Forscore” eller “Piascore”.

Pt. er MG Systemadministrator.

2024-02-06.

MG