Prosedyre for utleieansvarlig i forbindelse av utleie av Musikkhuset

Denne prosedyren beskriver de oppgaver utleieansvarlig (UA) har i forbindelse a utleie av musikkhuset.

UA administrere all utleie på musikkhuset
UA får tilgang til utleie.huk@gmail.com og den kalender som er en del av utleie.huk@gmail.com. Kalender ligger her: https://www.halsenuk.no/utleie-av-musikkhuset/
Betingelsene er som angitt her: https://www.halsenuk.no/utleie-av-musikkhuset/
All kommunikasjon med leietakere dokumenteres gjennom kommunikasjon gjennom utleie.huk@gmail.com.
- Forespørsel om utleie mottas på utleie.huk@gmail.com og besvares via denne mail adresse
- Det opplyses i mail at gjennom innbetaling minimum en uke før bekreftes også leieavtale.
- Avtalen er gjengitt her: https://www.halsenuk.no/leieavtale-musikkhuset/
Kommunikasjon med leietaker foregår slik:
- Forespørsel om utleie kommer inn på utleie.huk@gmail.com
- Forespørsel besvares og tidspunkt og prise avtales. Priser er som angitt her https://www.halsenuk.no/utleie-av-musikkhuset/
- Når dato er avtalt på mail sendes en mail til leietaker som bekrefter at leieavtalen formelt bekreftes når innbetaling er utført.
- Avtalen tidspunktet legges inn i kalenderen til utleie.huk@gmail.com (husk å markere utleien privat)
- Data om utleier legges inn her: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HjFfg7vFw0aA2Hul2lbVA_5a3ETv5umk-T3jBZlSW58/edit?usp=sharing
- Leietaker innbetaler så leien på forhånd – det skal skje minimum en uke før leietidspunktet.
Gjennomføring av utleie på utleiedagen(e):
- UA eller den som har delegert ansvar (vaktliste) avtaler gjennomføring av utleie slik:
  - Avtaler med leietaker gjennomgang og visning av lokalet
  - Utleverer nøkkel (leie skal være forhåndsbetalt – hvis ikke betalt – ingen nøkkel)
  - Ved avslutning av leie bekrefter leietaker på mail at sjekkliste er gjennomgått og utført og nøkkel lagt i postkassa på framside.
- UA gir beskjed til den som sørger for varmestyring at varmestyring på påslått på dagen det er utleid. Dvs. er det f.eks. utleid lørdag kveld kjøres oppvarming i 24t fra kl. 12 i de lokaler som er utleid.
Før utleie
- Det sjekkes om:
  - evt. materiell må suppleres før neste utleie – dvs. dopapir, tørkeruller, såpe til toaletter, maskinvask, osv.
  - rene håndklær og kluter finnes
  - sjekke utstyr for leietakers svabring/rengjøring av gulv
  - sjekk tilstand på vask av dekketøy
  - sjekk tilstand på benkeplater på kjøkken er ryddet og rengjort
  - Sjekk at det er ryddig klart for utleie i lokalene
  - sjekk at søppel er lagt i kontainer
Etter utleien sjekker UA lokalet visuelt og påser at alt er på stell.
- Hvis det er ting som må erstattes evt. utbedres så melder UA dette til styret som overtar dialogen med leietaker.
- Det sjekkes om:
  - evt. materiell må suppleres før neste utleie – dvs. dopapir, tørkeruller, såpe til toaletter, maskinvask, osv.
  - vask av håndklær og kluter
  - sjekke utstyr for leietakers svabring/rengjøring av gulv
  - vask av dekketøy er utført
  - vask av benkeplater på kjøkken er utført
  - vask av border er gjort
  - sjekk tiltstand til border og stoler
  - sjekk leietakers svabring/rengjøring av gulv
  - sjekk at søppel er lagt i kontainer
UA holder RG orientert om når vask av lokalene skal foretas ved utleie: Det er avtalt at RG får beskjed pr, mail de mandager vi ønsker at det skal vaskes. Dette gjøres ved hver månedstart.

RG (rengjører) er pt. Hildes’s Renhold AS – kontakt: post@hildesrenhold.no eller tlf.: 33 12 00 00

Ved utfordringer med avløp og toaletter benytter vi: Rørleggersenteret – tlf.: 33 18 43 15

Ved mistanke om tette rør i kommunens avløp kontakt: Teknisk etat – her er benyttet en kontakt: Robert Hove – 98231428.