lørdag, april 20, 2024

Prosedyre for utleieansvarlig i forbindelse av utleie av Musikkhuset

Denne prosedyren beskriver de oppgaver utleieansvarlig (UA) har i forbindelse a utleie av musikkhuset.

  1. UA administrere all utleie på musikkhuset
  2. UA får tilgang til utleie.huk@gmail.com og den kalender som er en del av utleie.huk@gmail.com. Kalender ligger her: https://www.halsenuk.no/utleie-av-musikkhuset/
  3. Betingelsene er som angitt her: https://www.halsenuk.no/utleie-av-musikkhuset/
  4. All kommunikasjon med leietakere dokumenteres gjennom kommunikasjon gjennom utleie.huk@gmail.com.
    • Forespørsel om utleie mottas på utleie.huk@gmail.com og besvares via denne mail adresse
    • Det opplyses i mail at gjennom innbetaling minimum en uke før bekreftes også leieavtale.
    • Avtalen er gjengitt her: https://www.halsenuk.no/leieavtale-musikkhuset/
  5. Kommunikasjon med leietaker foregår slik:
  6. Gjennomføring av utleie på utleiedagen(e):
    • UA eller den som har delegert ansvar (vaktliste) avtaler gjennomføring av utleie slik:
      • Avtaler med leietaker gjennomgang og visning av lokalet
      • Utleverer nøkkel (leie skal være forhåndsbetalt – hvis ikke betalt – ingen nøkkel)
      • Ved avslutning av leie bekrefter leietaker på mail at sjekkliste er gjennomgått og utført og nøkkel lagt i postkassa på framside.
    • UA gir beskjed til den som sørger for varmestyring at varmestyring på påslått på dagen det er utleid. Dvs. er det f.eks. utleid lørdag kveld kjøres oppvarming i 24t fra kl. 12 i de lokaler som er utleid.
  7. Før utleie
    • Det sjekkes om:
      • evt. materiell må suppleres før neste utleie – dvs. dopapir, tørkeruller, såpe til toaletter, maskinvask, osv.
      • rene håndklær og kluter finnes
      • sjekke utstyr for leietakers svabring/rengjøring av gulv
      • sjekk tilstand på vask av dekketøy
      • sjekk tilstand på benkeplater på kjøkken er ryddet og rengjort
      • Sjekk at det er ryddig klart for utleie i lokalene
      • sjekk at søppel er lagt i kontainer
  8. Etter utleien sjekker UA lokalet visuelt og påser at alt er på stell.
    • Hvis det er ting som må erstattes evt. utbedres så melder UA dette til styret som overtar dialogen med leietaker.
    • Det sjekkes om:
      • evt. materiell må suppleres før neste utleie – dvs. dopapir, tørkeruller, såpe til toaletter, maskinvask, osv.
      • vask av håndklær og kluter
      • sjekke utstyr for leietakers svabring/rengjøring av gulv
      • vask av dekketøy er utført
      • vask av benkeplater på kjøkken er utført
      • vask av border er gjort
      • sjekk tiltstand til border og stoler
      • sjekk leietakers svabring/rengjøring av gulv
      • sjekk at søppel er lagt i kontainer
  9. UA holder RG orientert om når vask av lokalene skal foretas ved utleie: Det er avtalt at RG får beskjed pr, mail de mandager vi ønsker at det skal vaskes. Dette gjøres ved hver månedstart.

RG (rengjører) er pt. Hildes’s Renhold AS – kontakt: post@hildesrenhold.no eller tlf.: 33 12 00 00

Ved utfordringer med avløp og toaletter benytter vi: Rørleggersenteret – tlf.: 33 18 43 15

Ved mistanke om tette rør i kommunens avløp kontakt: Teknisk etat – her er benyttet en kontakt: Robert Hove – 98231428.